یک اینفوگرافیک گزارش عملکرد باید در چند نگاه نشان دهد چه اتفاقی افتاده، نسبت به چه چیزی تغییر کرده و کدام تصمیم را می‌توان بر اساس آن گرفت. اضافه‌کردن آیکون به اعداد کافی نیست. ابتدا داده و پیام را روشن کنید، سپس نمودار و قالب را انتخاب کنید. این روش برای گزارش ماهانهٔ تیم، ارائهٔ کلاسی و معرفی نتایج یک پروژه کاربرد دارد.
پیش از طراحی، یک جملهٔ اصلی بنویسید
فرض کنید تیم پشتیبانی می‌خواهد تعداد درخواست‌ها و زمان پاسخ را گزارش کند. جملهٔ «درخواست‌ها بیشتر شده‌اند، اما زمان پاسخ کاهش یافته است» مسیر طراحی را مشخص می‌کند. حالا فقط داده‌هایی را نگه می‌دارید که این جمله را توضیح می‌دهند. اگر پیام اصلی هنوز معلوم نیست، واردکردن همهٔ اعداد در یک قالب رنگی معمولاً ابهام را بیشتر می‌کند.
برای هر شاخص، نام، واحد، بازهٔ زمانی، منبع و روش محاسبه را در یک جدول کوچک ثبت کنید. «تعداد کاربران» بدون تعریف کاربر فعال و بدون بازهٔ زمانی قابل مقایسه نیست. همچنین تغییر تعریف شاخص میان دو ماه می‌تواند رشد ظاهری بسازد؛ این تغییر را کنار داده توضیح دهید.
یک مثال عددی که اشتباه رایج را نشان می‌دهد
در یک مثال آموزشی فرضی، تعداد درخواست‌ها از ۲۰۰ به ۲۵۰ رسیده است. افزایش ۵۰ درخواست یعنی رشد ۲۵ درصدی نسبت به ماه قبل، چون ۵۰ را بر ۲۰۰ تقسیم می‌کنیم. اگر سهم پاسخ‌های به‌موقع از ۷۰ درصد به ۸۰ درصد برسد، افزایش آن ۱۰ واحد درصد است؛ نوشتن «۱۰ درصد رشد» همین معنا را منتقل نمی‌کند.
اعداد این مثال مربوط به یک کسب‌وکار واقعی نیستند. در گزارش خودتان، دادهٔ تأییدشده را جایگزین کنید و فرمول را یک بار بیرون از نرم‌افزار طراحی کنترل کنید. فایل گرافیکی نباید مرجع محاسبهٔ شاخص‌ها باشد؛ نقش آن نمایش نتیجهٔ محاسبه است.
برای هر سؤال چه نموداری مناسب است؟
| سؤال گزارش | انتخاب پیشنهادی | نکتهٔ کنترل |
|---|---|---|
| کدام بخش مقدار بیشتری دارد؟ | نمودار میله‌ای | مقیاس یکسان و مبدأ روشن |
| شاخص در زمان چه تغییری کرده؟ | نمودار خطی | فاصله‌های زمانی و داده‌های گمشده |
| سهم اجزای یک کل چقدر است؟ | نمایش سهم‌ها با تعداد محدود دسته | هم‌پوشانی نداشتن اجزا و مشخص‌بودن کل |
| کار در چه مرحله‌ای قرار دارد؟ | نمودار فرآیند | ترتیب مراحل و نقطهٔ شروع و پایان |
اگر تفاوت دو مقدار کوچک است، نمایش عدد دقیق کنار نمودار کمک می‌کند. برای گزارش‌هایی که رنگ‌های نزدیک دارند، برچسب مستقیم بگذارید تا فهم نمودار فقط به تشخیص رنگ وابسته نباشد. نمودار سه‌بعدی و تزئینات حجیم را زمانی حذف کنید که مقایسهٔ اندازه‌ها را دشوار می‌کنند.
چیدمان پیشنهادی یک گزارش عمودی
- بالای صفحه: عنوان روشن همراه بازهٔ زمانی گزارش.
- خلاصه: دو یا سه شاخص که واقعاً برای مخاطب مهم‌اند.
- بخش اصلی: نمودار روند یا مقایسه همراه توضیح کوتاه.
- برداشت: یک نتیجهٔ محتاطانه و متناسب با داده‌ها.
- پایین صفحه: منبع داده، تاریخ تهیه و اقدام بعدی.
برای نمونه، کاهش زمان پاسخ را می‌توان گزارش کرد، اما نسبت‌دادن آن به یک آموزش خاص نیازمند شاهد بیشتری است. در متن، مشاهده را از تفسیر جدا کنید: «زمان پاسخ کمتر شده» یک مشاهده است؛ «این تغییر ناشی از آموزش بوده» توضیحی است که باید بررسی شود.
قالب آمادهٔ مناسب را با محدودیت واقعی آن بشناسید
طرح لایه‌باز آیتم‌های آماری و اینفوگرافیک PSD در مشخصات فعلی محصول، سندی با ابعاد ۸۰۰ در ۱۸۵۰ پیکسل و مد رنگی RGB دارد. این مشخصات آن را گزینه‌ای برای بررسی در گزارش‌های دیجیتال عمودی می‌کند. برای چاپ بزرگ، پیش از خرید باید ابعاد و کیفیت خروجی موردنیازتان را جداگانه بسنجید؛ بزرگ‌کردن فایل به‌خودی‌خود جزئیات تازه ایجاد نمی‌کند.
ابتدا متن‌ها و اعداد را آماده کنید و سپس عناصر مناسب قالب را نگه دارید. وجود چندین شکل و نمودار در فایل به این معنی نیست که باید همه را استفاده کنید. اگر مسئلهٔ اصلی شما ساختار نوشتاری گزارش است، پاورپوینت اصول گزارش‌نویسی را نیز از نظر سرفصل‌ها بررسی کنید؛ قالب گرافیکی و محتوای آموزشی دو نیاز متفاوت را پوشش می‌دهند.
چک‌لیست بازبینی قبل از ارسال
- همهٔ اعداد با جدول مرجع تطبیق داده شده‌اند.
- درصد با واحد درصد اشتباه نشده است.
- عنوان نمودار دقیقاً همان چیزی را می‌گوید که داده نشان می‌دهد.
- تاریخ، واحد و منبع کنار گزارش آمده‌اند.
- متن در اندازهٔ واقعی نمایشگر خواناست.
- نام اشخاص و اطلاعات محرمانه در نسخهٔ عمومی حذف شده‌اند.
برای تکمیل بخش متنی، راهنمای گزارش‌نویسی اداری را بخوانید و برای شخصی‌سازی فایل، از آموزش ویرایش PSD کمک بگیرید.
پرسش‌های متداول
آیا اینفوگرافیک جای گزارش کامل را می‌گیرد؟
معمولاً خلاصهٔ بصری گزارش است. برای تصمیم‌هایی که به جزئیات نیاز دارند، جدول داده یا متن کامل را در دسترس نگه دارید.
اگر داده کم باشد چه کنیم؟
یک نمودار ساده و چند عدد روشن کافی است. افزودن شاخص‌های کم‌ربط برای پُرکردن قالب، ارزش گزارش را بیشتر نمی‌کند.
می‌توان درصدها را فقط با شکل نمایش داد؟
بهتر است عدد و برچسب نیز کنار شکل باشند. مخاطب نباید برای دریافت مقدار دقیق، اندازهٔ یک آیکون یا سطح رنگی را حدس بزند.
