ضمانت‌نامه مناقصه یک فایل جدا از بقیه پرونده نیست؛ مبلغ، تاریخ انقضا، نام ذی‌نفع، مشخصات پیشنهاد و شرایط جایگزینی آن باید با اسناد فراخوان هم‌خوان باشد. اشتباه کوچک در نام یا مهلت می‌تواند پرونده را نیازمند اصلاح کند. این چک‌لیست به پیمانکار و واحد قرارداد کمک می‌کند اطلاعات را از فراخوان تا مکاتبات بعدی یک‌بار منظم کنند.
برگه کنترل مشخصات پایه بسازید
قبل از درخواست صدور، یک برگه یک‌صفحه‌ای از اطلاعات قطعی تهیه کنید. اطلاعات را از آخرین نسخه اسناد فراخوان بردارید و مسئول تأیید هر ردیف را مشخص کنید. متن نمونه یا ضمانت‌نامه پروژه قبلی نباید منبع اصلی پرکردن باشد.
| فیلد | منبع کنترل | نکته بازبینی |
|---|---|---|
| ذی‌نفع | فراخوان و مشخصات کارفرما | نام کامل و شناسه‌های موردنیاز |
| متقاضی | اسناد ثبتی و درخواست شرکت | نام و نماینده مجاز |
| موضوع و شماره مناقصه | آخرین نسخه فراخوان | یکسانی عدد و عنوان |
| مبلغ و واحد پول | اسناد مناقصه | عدد، حروف و سقف تعهد |
| انقضا | تقویم مناقصه و شرایط تمدید | مهلت کافی برای تحویل و بررسی |
نسخه‌ها و مهلت‌ها را کنترل کنید
اگر اسناد مناقصه اصلاحیه دارند، شماره نسخه و تاریخ دریافت را ثبت کنید. تغییر موعد تحویل پیشنهاد ممکن است روی مدت اعتبار پیشنهاد و ضمانت‌نامه اثر بگذارد. یک تقویم داخلی با چند یادآور بسازید: آخرین مهلت درخواست از بانک، زمان دریافت پیش‌نویس، تحویل اصل و تاریخ تصمیم برای تمدید یا آزادسازی.
مسئول پیگیری باید بداند چه مدرکی نزد بانک، چه مدرکی نزد دبیرخانه و چه نسخه‌ای در پرونده داخلی نگهداری می‌شود. تصویر اسکن‌شده جای اصل موردنیاز فراخوان را نمی‌گیرد، اما برای کنترل متن و سابقه مفید است.
پس از برنده‌شدن چه اتفاقی می‌افتد؟
بسته به اسناد پروژه، ضمانت شرکت در مناقصه ممکن است با امضای قرارداد و ارائه تضمین مرحله بعد آزاد شود. ضمانت پیش‌پرداخت و حسن انجام کار هدف و زمان متفاوت دارند. واحد قرارداد باید رابطه میان دریافت پیش‌پرداخت، ارائه تضمین، کسرها و آزادسازی را در جدول تعهدات پروژه ثبت کند.
- ضمانت‌نامه شرکت در مناقصه را با تضمین حسن انجام کار جابه‌جا نکنید.
- تمدید را به روزهای آخر موکول نکنید.
- اصل نامه‌های تحویل و آزادسازی را شماره‌گذاری کنید.
- مبلغ تضمین را با تغییر مبلغ قرارداد دوباره بررسی کنید.
- شرایط بانک و متن مورد قبول ذی‌نفع را پیش از صدور نهایی تطبیق دهید.
درخواست پرداخت با درخواست صدور فرق دارد
درخواست صدور، مکاتبه متقاضی برای ایجاد ضمانت‌نامه است؛ درخواست پرداخت یا مطالبه، از سوی ذی‌نفع و در چارچوب متن ضمانت‌نامه مطرح می‌شود. نام طرف‌ها، شماره ضمانت‌نامه، مبلغ، دلیل و اسناد همراه باید با متن صادرشده و مقررات جاری هماهنگ باشند. استفاده واقعی از نمونه مطالبه نیازمند بررسی حقوقی و بانکی پرونده است.
راهنمای نامه درخواست صدور ضمانت‌نامه روی مکاتبه اولیه تمرکز دارد و راهنمای انواع ضمانت‌نامه بانکی تفاوت مراحل را توضیح می‌دهد.
بسته نمونه‌ها چه چیزی تحویل می‌دهد؟
بسته نمونه ضمانت‌نامه‌های مناقصه و پیمانکاری Word چهار محصول را کنار هم قرار می‌دهد: نمونه ضمانت شرکت در مناقصه، نمونه ضمانت پیش‌پرداخت، نمونه حسن انجام کار و درخواست مرتبط و نامه درخواست پرداخت ضمانت مناقصه. در مجموع هشت سند Word تحویل می‌شود، اما برخی متن‌ها مشابه‌اند و دو فایل انگلیسی ترجمه رسمی محسوب نمی‌شوند.
فایل‌ها به قواعد تاریخی ICC شماره ۳۲۵ اشاره دارند و متن‌های بانکی امروز می‌توانند شرایط دیگری داشته باشند. بسته برای مقایسه ساختار و آماده‌سازی پیش‌نویس است؛ صدور، پذیرش یا وصول ضمانت‌نامه را تضمین نمی‌کند. پس از پرداخت، فایل هر محصول عضو جداگانه در بخش دانلودها قرار می‌گیرد و ZIP تجمیعی مستقلی وجود ندارد.
پوشه پیشنهادی پرونده مناقصه
- فراخوان و تمام اصلاحیه‌ها.
- برگه کنترل مشخصات تأییدشده.
- درخواست داخلی و مصوبه‌های شرکت.
- پیش‌نویس و نسخه نهایی صادرشده.
- رسید تحویل اصل به ذی‌نفع.
- تقویم اعتبار، تمدید و جایگزینی.
- مکاتبات آزادسازی یا مطالبه.
- صورتجلسه بسته‌شدن پرونده.
نسخه نهایی را با کنترل دونفره ببندید
پیش از تحویل، یک نفر اطلاعات را از روی سند مرجع بخواند و نفر دوم متن ضمانت‌نامه را تطبیق دهد. این کنترل باید عدد و حروف مبلغ، نام‌ها، شماره فراخوان، تاریخ انقضا و پیوست‌ها را پوشش دهد. اصلاح دستی روی نسخه چاپی یا تفاوت میان اسکن و اصل، باید پیش از تحویل تعیین تکلیف شود.
برای نام فایل اسکن‌شده از الگوی ثابت استفاده کنید؛ برای مثال نوع تضمین، شماره مناقصه، تاریخ و وضعیت پیش‌نویس یا نهایی. دسترسی پوشه را به افراد لازم محدود کنید و پس از آزادسازی، نتیجه و تاریخ بسته‌شدن را در فهرست تضمین‌ها ثبت کنید. این کار جای کنترل بانک یا مشاوره حقوقی را نمی‌گیرد، اما احتمال گم‌شدن نسخه و فراموشی مهلت را کم می‌کند.
پرسش‌های متداول
آیا نمونه Word همان متن مورد قبول بانک است؟
لزومی ندارد. بانک و ذی‌نفع ممکن است متن، مدارک و رویه جاری خود را داشته باشند. نمونه را برای شناخت ساختار و پیش‌نویس استفاده کنید.
چرا دو فایل انگلیسی داخل بسته مشابه‌اند؟
بررسی آرشیو نشان داده دو نسخه انگلیسی متن مشابه دارند. وجود دو فایل به معنی دو ترجمه مستقل یا رسمی نیست.
چه زمانی درباره تمدید تصمیم بگیریم؟
پیش از رسیدن به مهلتی که بانک یا ذی‌نفع برای اقدام نیاز دارد. این زمان را از اسناد پروژه و بانک بگیرید و در تقویم داخلی زودتر یادآوری کنید.
