صورتجلسه تحویل خودرو اجاره‌ای فاصله میان متن قرارداد و وضعیت واقعی خودرو را پُر می‌کند. حتی اگر قرارداد درباره خسارت، سوخت و عودت بند داشته باشد، بدون عکس، کیلومتر، فهرست تجهیزات و امضای دو طرف اثبات وضعیت آغاز و پایان دشوار می‌شود. این چک‌لیست برای اجاره شخصی و خدمات سازمانی نقطه شروع است و باید با نوع خودرو و مدل همکاری تنظیم شود.
نوع قرارداد را قبل از فرم تحویل مشخص کنید
اجاره خودرو بدون راننده، سرویس سازمانی با راننده و اجاره به شرط تملیک یکسان نیستند. در سرویس با راننده، ساعت کار، مسیر، جایگزین و گزارش مأموریت مهم‌اند. در اجاره بدون راننده، هویت راننده مجاز، محدوده استفاده و وضعیت خودرو اهمیت بیشتری دارد. در اجاره به شرط تملیک، انتقال نهایی و پرداخت‌ها موضوع جداگانه‌ای هستند.
| مدل | کنترل تحویل مهم | کنترل پایان مهم |
|---|---|---|
| بدون راننده | رانندگان مجاز، کیلومتر، سوخت و بدنه | زمان عودت، خسارت و جرایم ثبت‌شده |
| با راننده | خودرو، راننده، برنامه و تجهیزات ایمنی | گزارش سرویس، ساعات و مغایرت مسیر |
| سرویس سازمانی | شیفت، نقطه توقف و فهرست خدمت | تأیید واحد ناظر و صورت‌وضعیت |
مشخصات خودرو و مدارک
نوع، مدل، رنگ، پلاک، VIN یا شماره شاسی و کیلومتر را در فرم وارد کنید. مدارکی که همراه خودرو تحویل می‌شوند فقط نام برده نشوند؛ شماره یا تاریخ اعتبار موردنیاز را ثبت کنید. اصل مدارک حساس را فقط طبق ضرورت و رویه امن جابه‌جا کنید و نسخه‌های غیرضروری را نگه ندارید.
- کلید اصلی و کلید اضافی.
- کارت یا مدارک مورد توافق.
- بیمه و اطلاعات تماس حادثه.
- تجهیزات اضطراری و زاپاس.
- لوازم نصب‌شده مانند ردیاب یا ابزار.
بدنه را با عکس قابل مقایسه ثبت کنید
عکس‌ها را در نور کافی و از زاویه‌های ثابت بگیرید: چهار طرف، سقف، شیشه‌ها، چرخ‌ها و داخل کابین. برای آسیب موجود یک عکس نزدیک و یک عکس دور داشته باشید تا محل آن مشخص شود. تاریخ، شماره فرم و تعداد عکس‌ها را در صورتجلسه بنویسید و نسخه یکسانی به طرفین بدهید.
واژه‌هایی مانند «خط جزئی» یا «فرورفتگی کوچک» مبهم‌اند. محل را با پنل خودرو و سمت مشخص کنید و اگر لازم است اندازه تقریبی ثبت شود. عکس، توضیح و امضا باید به یک پرونده واحد وصل باشند.
کیلومتر، سوخت و مصرف‌های قابل اندازه‌گیری
عدد کیلومتر و سطح سوخت را هنگام تحویل و عودت ثبت کنید. اگر محدودیت پیمایش یا هزینه مازاد وجود دارد، فرمول و واحد آن در قرارداد بیاید. درباره عوارض، پارکینگ، جریمه، سوخت و شست‌وشو نیز مسئول و مدرک تسویه مشخص باشد.
در سرویس سازمانی، فقط کیلومتر کافی نیست؛ ساعت شروع و پایان، مسیر یا مأموریت و تأیید نماینده واحد نیز می‌تواند مبنای صورت‌وضعیت باشد.
راننده مجاز، حادثه و تعمیر
فهرست رانندگان مجاز و شرایط جایگزینی را تعیین کنید. در رخداد، اولویت با ایمنی و اجرای الزامات جاری است؛ سپس مسیر اطلاع به مالک، بیمه و مسئول سازمان طبق قرارداد انجام می‌شود. تعمیر خودسرانه می‌تواند ارزیابی خسارت را دشوار کند، بنابراین سطح اختیار برای تعمیر اضطراری و سقف هزینه باید از قبل روشن باشد.
تکلیف توقف خودرو و وسیله جایگزین را برای خدمات مستمر بنویسید. «تأمین خودرو جایگزین» بدون مهلت، کلاس خودرو و هزینه، قابل برنامه‌ریزی نیست.
ودیعه و ارزیابی خسارت
مبلغ، شکل دریافت، شرایط نگهداری و زمان آزادسازی ودیعه را شفاف کنید. کسر خسارت بهتر است بر اساس گزارش، مدرک هزینه و فرصت بررسی طرف مقابل باشد. استهلاک عادی را از آسیب جدید جدا کنید و مرجع ارزیابی اختلاف را مشخص سازید. بندهای مالی و مسئولیت باید با بیمه و قوانین جاری توسط متخصص بررسی شوند.
مجموعه قرارداد موجود چه دارد؟
مجموعه ۷ نمونه قرارداد اجاره خودرو و خدمات حمل‌ونقل Word شامل یک سند اجاره به شرط تملیک و چند نمونه قدیمی خدمات سازمانی با خودروهای سواری، وانت، نیسان و خودرو با راننده است. همه فایل‌ها قرارداد ساده اجاره شخصی بدون راننده نیستند و برخی مبالغ، مسیرها و ارجاع‌های تاریخی دارند. پیش‌نمایش و فهرست صفحه محصول را با نیاز خود تطبیق دهید.
برای شناخت بندهای اصلی قرارداد، راهنمای قرارداد اجاره خودرو با و بدون راننده را بخوانید. چک‌لیست این مقاله باید به‌عنوان پیوست عملیاتی متناسب با قرارداد نهایی شما ساخته شود.
فرم یک‌صفحه‌ای پیشنهادی
- شماره قرارداد و مشخصات طرفین.
- مشخصات کامل خودرو و رانندگان مجاز.
- کیلومتر، سوخت و تاریخ و ساعت.
- جدول بدنه با نمای جلو، عقب، راست، چپ و داخل.
- فهرست مدارک، کلید و تجهیزات.
- شماره و محل ذخیره عکس‌ها.
- مغایرت، توضیح و اقدام توافق‌شده.
- نام، امضا و نسخه تحویلی هر طرف.
پرسش‌های متداول
آیا چند عکس موبایل کافی است؟
وقتی زاویه، نور، زمان و ارتباط عکس با فرم روشن باشد، بسیار مفید است. عکس‌های پراکنده بدون شماره و توضیح امکان مقایسه را کم می‌کنند.
صورتجلسه تحویل جای قرارداد را می‌گیرد؟
خیر. صورتجلسه وضعیت واقعی را ثبت می‌کند و باید به قرارداد اصلی ارجاع داشته باشد.
آیا هر هفت فایل محصول برای اجاره بدون راننده مناسب‌اند؟
خیر. مجموعه سناریوهای متفاوت سازمانی، خدمات با راننده و اجاره به شرط تملیک دارد. قبل از خرید، عنوان و پیش‌نمایش فایل‌ها را بررسی کنید.
